Opmerking: het volgende artikel zal u helpen: Wat is een virtueel kantoor en hoe kan het uw bedrijf helpen?
Bent u een kleine onderneming, startup of ondernemer?
Vindt u de kantoorhuren onnodig hoog?
Kunnen de meeste, zo niet alle, medewerkers op afstand werken?
Als u deze vragen met ja hebt beantwoord, kent u waarschijnlijk een virtueel kantoor.
Steeds meer bedrijven realiseren zich dat een echt fysiek kantoor misschien niet de beste oplossing is.
Dit leidt tot de toenemende populariteit van virtuele kantoren.
Maar wat is een virtueel kantoor precies?
Dat zoeken we uit.
Wat is een virtueel kantoor?
Een virtueel kantoor is een online dienst waarmee u de voordelen van een fysiek kantoor krijgt, zonder de bijbehorende huurkosten.
Deze bronnen omvatten vaak on-demand faxdiensten, mailboxen, conferentieruimtes en vergaderruimtes. Ook in de telefonische of persoonlijke omgang met klanten of geïnteresseerden komt u professioneel over. Het is een geweldige manier om geld te besparen en toch door te kunnen gaan zoals gewoonlijk.
Een virtueel kantoor komt vaak ten goede aan kleine bedrijven, bedrijven met een krap budget, startups en anderen die over het algemeen op afstand werken.
Hoe werken virtuele kantoren??
Een virtueel kantoor kopen is eenvoudig. U moet contact opnemen met een dienstverlener voor virtuele kantoren en u aanmelden voor een abonnement. Het kan om meer dan één pakket gaan, zoals een virtueel adres, antwoordapparaat, enz.
Geef eenvoudig uw contactgegevens en bedrijfsgegevens op. Selecteer vervolgens een adres uit het aanbod van locaties.
Het absolute minimum dat u nodig heeft, is een e-mailadres en toegang tot internet.
U kunt dus aan de slag.
Voordelen van virtuele kantoren
Het hebben van een virtueel kantoor is niets nieuws.
Verbeterde technologieën, waaronder netwerken, dragen bij aan het wijdverbreide gebruik van virtuele kantoren en diensten.
Bekijk deze lijst met voordelen om u te helpen beslissen of dit geschikt is voor uw bedrijf:
geld besparen
U hoeft niet voor al uw werknemers apparatuur aan te schaffen, te betalen voor de schoonmaak en alle andere kosten die gepaard gaan met het runnen van een kantoor. Bovendien zijn betalingsplannen flexibeler. Meestal zijn ze maandelijks en betaalt u alleen voor de diensten die u gebruikt.
Professioneel imago
Het hebben van een virtueel kantoor in een grote stad verbetert de perceptie van uw bedrijf aanzienlijk. Stel je voor dat je een persoonlijke ontmoeting hebt met je klanten in een kantoorgebouw in New York. In werkelijkheid werk je in je woonkamer.
Tijd besparen
Medewerkers en management hoeven niet langer naar fysieke kantoren te pendelen. Als zodanig kunnen ze deze extra tijd gebruiken om bedrijven te verbeteren of een meer evenwichtige levensstijl te bieden.
Huur mondiaal talent in
Met een virtueel kantoorbedrijf kunt u overal ter wereld werken. U bent niet beperkt tot het inhuren van medewerkers in de buurt van uw kantoor, en de mogelijkheid om vanuit huis te werken maakt u aantrekkelijk voor potentiële werknemers. Bovendien hoeft u zich geen zorgen te maken over verhuiskosten. Huur vrijwel overal het beste talent voor uw bedrijf in. Bovendien kunt u meer mensen in dienst nemen zonder dat u een grotere werkruimte nodig heeft.
Toegenomen productiviteit
Dat blijkt uit een onderzoek van de Economic Times82% van de werknemers werkt het liefst vanuit huis. Dit is wat het onderzoek verder aan het licht bracht 64% werk productiever vanuit huis en voel je minder gestrest.
Ze besparen ook geld door niet naar het werk te rijden.
Als uw medewerkers tevreden zijn, werken ze doorgaans beter.
Nadelen van virtuele kantoren
Om eerlijk te zijn, zijn er enkele negatieve punten waarmee u rekening moet houden.
Problemen met plannen
U dient vooraf een vergaderruimte te reserveren. Door de toegenomen vraag naar deze dienst zullen er momenten zijn waarop fysieke kantoren niet beschikbaar zijn.
Miscommunicatie
Een gebrek aan persoonlijke interactie kan leiden tot misverstanden of verkeerde interpretaties. De toon wordt in schriftelijke vorm niet goed ontvangen.
Technische problemen
Wanneer u op afstand of vanuit huis werkt, vertrouwt u vaak op uw persoonlijke technologie. Zoals je telefoon of laptop. Als er een probleem mee is, kan dit van invloed zijn op uw werk, vooral als het voor een langere periode is.
Wat houdt een virtueel kantoor in?
Virtuele kantoren bieden een verscheidenheid aan diensten.
Hieronder vind je de essentiële functies.
Fysiek adres
U kunt een zakelijk adres van een virtueel kantoor gebruiken om uw bedrijf te registreren voor licentie- en marketingdoeleinden.
Mailbeheer
Een receptioniste of een aangewezen persoon kan uw post openen en ter plaatse scannen voordat deze wordt doorgestuurd. Hierdoor bespaart u tijd en bereiken documenten u sneller. U kunt zelf kiezen hoe vaak uw post wordt bezorgd.
Live receptioniste
Zij handelen doorgaans de telefoongesprekken af en sturen e-mails door. Een receptioniste biedt essentiële ondersteuning voor uw bedrijf. Dit omvat het beantwoorden van de telefoon, het begroeten met uw bedrijfsnaam en als u een persoonlijke ontmoeting heeft, is het hun taak om klanten te begroeten.
Toegang tot vergaderzalen en kantoorruimte
Voor het houden van vergaderingen kunt u gebruik maken van een fysieke ruimte. U kunt dit aan uw abonnement toevoegen of betalen op basis van uur- of dagtarieven.
Bovendien kunt u vergaderingen in verschillende steden organiseren, zolang de door u gekozen virtuele kantooraanbieder daar een gebouw heeft.
Telefoniste op afstand
Ze voeren dezelfde taken uit als een live receptioniste, behalve dat ze vanuit huis of op verschillende locaties werken. Ze worden vooral ingezet voor de flexibele werktijden die een reguliere receptioniste niet heeft.
Virtuele assistent
Met een virtuele assistent kunt u hulp krijgen bij de kantooradministratie, waaronder het beheren van sociale media-accounts, planning, marketing en vele andere administratieve taken.
Zaken nummer
U kunt een nummer met een grootstedelijk netnummer hebben dat klanten kunnen bellen en dat wordt doorgeschakeld naar uw persoonlijke nummer. Dit is een andere functie waardoor u legitiemer overkomt.
Hoeveel kost een virtueel kantoor?
De huurprijs voor een virtueel kantoor is aanzienlijk lager dan voor een regulier kantoor.
Laten we eens kijken naar een aanbieder van virtuele kantoren, b.v Allianz virtuele kantoren en selecteer een locatie, b.v New York.
De huurprijzen voor kantoren in New York liggen daar meestal dichtbij 80 dollar per vierkante meter, soms zelfs hoger. Alliance biedt u een virtueel kantoor op Wall Street en Madison Avenue aan $ 50 per maand.
De wiskunde is niet moeilijk om te zien wat goedkoper is.
Stel je voor dat je op deze plaatsen potentiële klanten of partners ontmoet.
Afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf kan het een goed idee zijn om voor een virtueel kantoor te kiezen.
Afronden
De technologie evolueert voortdurend, en dat geldt ook voor de werkplek.
Mensen zijn nog nooit zo mobiel geweest als het gaat om waar en hoe ze werken.
Op afstand werken wordt het nieuwe normaal en niet langer de uitzondering.
Dit is waar virtuele kantoordiensten een rol gaan spelen. Ze geven je alle essentiële kenmerken van een fysiek kantoor, maar zonder de hoge huurkosten.
Nog steeds niet overtuigd?
Beantwoord dit.
Heeft uw bedrijf een fulltime kantoor nodig?
Als u alleen maar een plek nodig heeft om te vergaderen, post te ontvangen en een vast adres te hebben, dan biedt een virtueel kantoor de oplossing.
Misschien is dit precies wat uw bedrijf nodig heeft.
