Opmerking: het volgende artikel zal u helpen: Wat is scope creep en waarom is het belangrijk?
Scope creep is een van de belangrijkste factoren die bijdragen aan het vertragen of annuleren van projecten. Het is belangrijk om dit te onderkennen en te vermijden, zodat onnodige kosten en extra werkuren kunnen worden vermeden.
Wat is scope-creep??
Wat is scope-creep? Het is het effect van area creep. De constante toevoeging van nieuwe doelen en taken aan een lopend project. Dit kan worden veroorzaakt door een gebrek aan planning, miscommunicatie of talloze andere factoren.
Welke redenen Gebiedskruip?
Het is gemakkelijk om met de vinger naar de klant te wijzen en hem de schuld te geven van elke verandering in de reikwijdte. Maar in de praktijk ziet het er iets anders uit.
Hier zijn enkele van de belangrijkste oorzaken:
Slecht uitgelegd Project
Als u uw project niet goed plant, kunnen er verschillende problemen ontstaan. Dit kunnen extra kosten, chaotische schema’s of een gebrek aan middelen en bekwaam personeel zijn.
Miscommunicatie
Niet alle scopewijzigingen zijn het gevolg van een slechte planning. Misverstanden kunnen een belangrijke rol spelen bij scope creep. Slecht gedefinieerde doelen, dubbelzinnige taken en misverstanden over de taak kunnen de uitvoering van een project belemmeren.
Gebrek aan uniformiteit
Het niet helder hebben van wat je wilt of hoe je dit kunt bereiken is schadelijk voor het project en leidt tot project creep. Wanneer u iets bestelt of ergens aan werkt, is het van cruciaal belang dat u een duidelijk, consistent beeld heeft van wat u nodig heeft en hoe u dit kunt verkrijgen.
Onnauwkeurige planning
Een competente planning leidt tot een succesvolle uitvoering en vermijdt scope creep. Een slechte planning leidt tot problemen. Als het werkproces niet geoptimaliseerd is, hebben medewerkers te veel of te weinig tijd om hun taken uit te voeren.
Slechte prioriteitstelling
Het maken van een planning en het prioriteren van taken op een lager niveau verspilt kostbare tijd aan het werken aan belangrijke, fundamentele delen van het project. Het vermijden van scope creep betekent dat je weet wat je moet doen, wanneer je het moet doen en in welke volgorde.
Voorbeelden van Gebiedskruip
In een van zijn artikelen deelt Tim Malone een praktijkvoorbeeld van scope creep. Terwijl hij werkte als IT-manager voor een bedrijf voor het beheer van privéjetcharters, bood hij zijn diensten aan het management aan bij het plannen van het netwerk voor een nieuwe hangar. Het antwoord dat hij kreeg was dat de aannemer die ze hadden ingehuurd alles zou dekken.
Enige tijd later nam een van de onderaannemers contact met hem op en vroeg hoeveel netwerkpoorten er nodig waren en waar deze geplaatst moesten worden. Om een lang verhaal kort te maken: het bleek dat geen van de netwerkgerelateerde taken gepland was en dat de zaak onbeheerd bleef.
Zestig dagen voordat de hangar klaar was, moesten alle netwerkplannen worden opgesteld, inclusief routers, switches, VoIP-telefoons, draadloze toegangspunten. Het probleem werd opgelost door snel te denken en een extra geldinjectie van $ 60.000.
CD Project Red komt in me op als ik het heb over Project Creep-voorbeelden. Ze stonden bekend als een van de meest verantwoordelijke bedrijven in de game-ontwikkelingsindustrie. Als gevolg van een slechte planning en de uitbraak van COVID-19 moesten ze tijdens de laatste maanden van de ontwikkeling van Cyberpunk 2077 verplichte zesdaagse werkweken afdwingen. Er is verzet vanuit de gaminggemeenschap, die verplichte overuren als een slechte praktijk beschouwt.
Uiteindelijk slaagde het bedrijf erin het probleem op te lossen door 10% van de jaaromzet ter compensatie te delen met leden van het ontwikkelingsteam.
Hoe scope-creep te voorkomen
Nu het probleem duidelijk is gedefinieerd en we weten waardoor het wordt veroorzaakt, wat kunnen we dan doen om scope creep te voorkomen?
Betrek belanghebbenden
Bij het nemen van beslissingen hebben de betrokkenen altijd het laatste woord. Ze hebben hun visie op de toekomst van het bedrijf en de winstgevendheid ervan. Om scope creep te voorkomen, is het een goed idee om ze vanaf het begin op te nemen.
Deel uw projectplannen, ontwikkelingsdocumenten en budgetramingen met hen. Zorg ervoor dat u uitlegt wat scope creep is en waarom het belangrijk is om dit te vermijden. Houd ze op de hoogte van uw voortgang. Als er zich een tegenslag voordoet, informeer hen dan over de mogelijke gevolgen ervan, zodat u de beste oplossing kunt vinden.
Document Project Vereisten
Voorbereiding effent de weg naar succes. Als het gaat om het vermijden van scope creep, werkt niets beter dan een solide planning. Praat eerst met uw klant en verduidelijk eventuele onduidelijkheden in de bestelling. Verdeel het project op prioriteit: basis, functionaliteit en extra’s. Leid uit elk onderdeel de taken af die tot de voltooiing ervan leiden.
Bepaal hoeveel mensen uw team nodig heeft en welke expertise zij moeten hebben. Hoeveel tijd hebben ze nodig om taken uit te voeren? Welke technologieën en werkmethoden ga je gebruiken? Dit zijn slechts enkele van de vragen die u uzelf moet stellen om scope creep te voorkomen. Als u eenmaal een nauwkeurige schatting heeft, wordt de kans op negatieve verrassingen aanzienlijk kleiner.
Maak een duidelijk schema
Het menselijk brein is geprogrammeerd om naar patronen te zoeken en is ontvankelijker voor vooraf geplande gebeurtenissen. Een duidelijk werkplan heeft invloed op beide kwaliteiten. Het verhoogt de efficiëntie van medewerkers en levert betere resultaten op.
Een goed opgestelde planning verdiept uw inzicht in de reikwijdte van het project. Zo worden valkuilen vermeden en heeft u een solide basis waar u op kunt vertrouwen als het onverwachte gebeurt.
Project Hulpmiddelen voor planning
Projectplanning is nu volledig geïntegreerd in de digitale wereld. Softwareproducten zoals Adobe Workfront of Project Insight bieden hulp van onschatbare waarde. Dit omvat taakbeheer, probleemrapporten, planningen, grafieken, budgetbeheer en alles wat u nodig heeft om projectkruip te voorkomen.
Veel tools voor projectplanning bieden technische ondersteuning, training en advies. Op deze manier kan de introductie van de software zo snel en probleemloos mogelijk verlopen.
Agile methoden
Begin jaren 2000 kwam een groep ontevreden softwareontwikkelaars bij elkaar en creëerden het Agile Manifesto. Dit definieerde een nieuwe benadering van projectmanagement. Het is gebaseerd op communicatie met de klant, voortdurend testen en snelle release van producten en updates.
De meest populaire agile methoden zijn SCRUM, Extreme Programming en Kanban. Kanban is het meest veelzijdig omdat het zich richt op het verbeteren van teamwerk en synergieën, waardoor de reikwijdte aanzienlijk wordt verminderd.
Conclusie
Scope creep is een altijd op de loer liggend gevaar. Dit kan leiden tot extra kosten, tijdverlies, productiviteitsverlies en het mislukken van het gehele project. Om projectkruip te voorkomen, moet u zorgvuldig plannen. Ze moeten met aandeelhouders en klanten worden besproken om een goede budgettering mogelijk te maken en onvoorziene problemen te voorkomen. De kwaliteit van de arbeidsproductiviteit moet worden bevorderd, aangezien deze rechtstreeks verband houdt met de gezondheid van het project.
